De : Alain Mille <alain.mille@liris.cnrs.fr>
Date : 22 juillet 2011 16:31:50 HAEC
À : PERREL SOLANGE <solange.perrel@univ-lyon1.fr>, SOLLAUD ANNE-MARIE <anne-marie.sollaud@univ-lyon1.fr>, Saida Bouakaz <saida.bouakaz@liris.cnrs.fr>
Objet : Relevé de décisions // Rencontre du 22 juillet 2011

Bonjour

Pour prendre de bonnes habitudes, voici le relevé des décisions de notre rencontre de ce vendredi 11h30-12h30

1) Locaux
L'hypothèse Lyon1, Grignard et salles avoisinantes, + pauses cafés et posters dans l'espace Cafétéria est confirmée -> FOCAL s'assure que tout est réservé et que le CROUS est ok. Les salles dites IGDE proposées par FOCAL sont des salles non répertoriées dans ADE et auraient une jauge de 70 places. Il y a eu un quiproquo à ce sujet. Pour lever toute ambiguité, FOCAL (en se synchronisant  avec Elodie et Florence) vérifie la jauge. SI ces deux salles ont effectivement 70 places, alors la solution Grignard + salles IGDE sera gardée. Si la jauge semble trop courte, nous garderons ASTREE 13 et Lavoisier. Si c'est bon avec les salles IGDE, alors il faudra libérer les amphithéâtres -> Ces salles ont été réservées par Hélène Paquien, elles seront à libérer à la rentrée quand tout sera figé.

2) Coûts liés aux locaux

Le coût des locaux sera mis dans le budget en dépenses et aussi en recettes issues de Lyon1 puisque normalement les réservations seront faites par l'unité de formation Département Informatique, pas de facturation-> s'assurer de ce point avec la direction du département informatique -> SAIDA

Les équipements étant présents dans les salles, leur financement est enlevé du budget-> FOCAL

3) Restauration

La remarque a été faite en comité d'organisation et par Focal que Puvis de Chavannes était aussi près que Domus pour les conférenciers. En conséquence, c'est l'option "repas assis à Puvis de Chavanes" (compter 1h30 tout compris dans le programme) qui est retenue (avec un nb entre 200 et 300 personnes) -> FOCAL confirme la réservation

4) Diner de Gala
Confirmation de la formule Bocuse, bateau, retour TCL privatif -> FOCAL en coordination avec Elodie et Florence (mise en copie mutuelle des échanges avec les fournisseurs et synchronisation directe)

5) Budget -> FOCAL

Le budget est révisé de la manière suivante:
- mise à jour de la partie "locaux"
- répartition différente entre étudiants/permanents
- augmentation légère le prix des inscriptions compte tenu de la difficulté de récolter des sponsorings importants
- réalisation de trois budgets 150/200 et 250 personnes
- suppression du social event dans les traboules -> remplacé par la promenade en bateau pour aller au diner de gala

Ces modifications devraient être disponibles par mail ce jour (22/07/11) à destination de Saida et Alain

6) Gestion des demandes de financement

A part pour le CNRS (Alain), demande qui doit être faite par l'interface du laboratoire, les autres demandes sont envoyées et gérées par FOCAL
* région : préparé par Florent et déjà signé -> insertion du nouveau budget et envoi par FOCAL
* département : FOCAL
* Grand Lyon : FOCAL, mais sans doute ne pourra porter que sur la mise à disposition d'une salle pour l'accueil à Lyon
* Pôles de compétitivité -> pour voir, mais peu de chances -> FOCAL l'envoie

Les deux points suivants n'ont pas été évoqués, mais je les ajoute pour information
* une nouvelle demande sera faite au LIRIS -> Alain à la rentrée
* voir si des partenaires industriels LIRIS ne pourraient pas être sollicités -> Alain à la rentrée

7) Le prochain comité d'organisation est prévu juste après la rentrée. Solange et Anne-Marie sont invitées à participer au Doodle que va lancer Saida.

Merci de vos remarques et compléments.

Bien cordialement et bonnes vacances
Alain

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